ระบบ ERP
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร เป็นระบบที่แพร่หลายมากในวงการอุตสาหกรรม ทั้งที่เป็นภาคการผลิตและภาคการบริการ ERP มีรากฐานดั้งเดิมมาจาก MRPII (Manufacturing Resource Planning) ซึ่งหมายถึง การวางแผนทรัพยากรการผลิต และ MRPII มีรากฐานดั้งเดิมมาจาก MRP (Material Requirements planning) ซึ่งหมายถึง การวางแผนความต้องการทางด้านวัตถุดิบ
ระบบ ERP หมายถึง เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กรนั่นเอง สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกัน ให้เป็นระบบที่สัมพันธ์กันและเชื่อมโยงกันอย่าง real time
ERP คืออะไร
ERP เป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยง ทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนก และทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดได้ ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร
ความสำคัญของ ERP
วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ ERP จะเน้นเฉพาะส่วนขององค์กรโดยระบบนี้จะพยายามอินทิเกรตแผนกต่างๆ และฟังก์ชันการทำงานทั่วทั้งองค์กรลงในระบบคอมพิวเตอร์ระบบหนึ่งที่สามารถรองรับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของแต่ละแผนกได้ทั้งหมด
ERP กับงานธุรกิจ
โดยปกติ องค์กรแต่ละแห่งจะแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ อย่างเช่น แผนกบุคคล แผนกคลังสินค้า และแผนกการเงิน แต่ละแผนกจะมีระบบคอมพิวเตอร์ของตนเองอยู่แล้ว โดยระบบแต่ละอย่างครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้นๆ แต่ระบบ ERP จะผสานฟังก์ชันเหล่านี้ทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว
ดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถแชร์ข้อมูลและติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้นรูปแบบที่อินทิเกรตกันนี้จะให้ประโยชน์มหาศาลถ้าองค์กรติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากตะกร้าของแผนกหนึ่งไปยังตะกร้าของอีกแผนกหนึ่งไปจนทั่วบริษัท ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหายของใบสั่งซื้อ และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในองค์กรที่รู้สถานะของคำสั่งซื้อ ณ จุดนั้นจริงๆ เพราะไม่มีทางที่แผนกการเงินจะเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกคลังสินค้าเพื่อดูว่าสินค้าถูกส่งออกไปหรือยัง วิธีการเดียวที่จะทำได้ คือโทรไปสอบถาม แต่ ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจ ด้วย ERP เมื่อตัวแทนบริการลูกค้ารับคำสั่งซื้อจากลูกค้า เขาจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไป การค้นหาว่าคำสั่งซื้อดังกล่าวอยู่ที่ใดในขณะใดขณะหนึ่ง พวกเขาก็เพียงแต่ล็อกอินเข้าสู่ระบบ ERP และติดตามข้อมูลที่อยากรู้ ด้วยการทำงานลักษณะนี้ ลูกค้าจะได้รับสินค้าที่สั่งซื้อเร็วกว่า และมีข้อผิดพลาดน้อยกว่าที่เคยเป็นมา
อย่างไรก็ตาม การImplementระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้ง Solution ERP เพียงอย่างเดียวเท่านั้น องค์กรธุรกิจจำเป็นต้องตระหนักว่า ERP เป็นระบบที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ และเดินทางผ่านขั้นตอนการพัฒนาที่แตกต่างกัน ถ้าองค์กรหนึ่งที่ตัดสินใจก้าวสู่โลกของ ERP แล้ว จะต้องทำการตัดสินใจอย่างหนักเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กร กระบวนการทำงาน ข้อมูล และโครงสร้างข้อมูล การรักษาความปลอดภัย และการฝึกอบรม เพราะจะมีการเปลี่ยนแปลงหลักๆ เกิดขึ้นมากมาย อาทิเช่น การตั้งค่ามาตรฐานใหม่ การยกเลิกระบบรุ่นเก่า และที่สำคัญคือการเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติใหม่ในนโยบาย หรือวัฒนธรรมขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้ใช้งานจะพบว่าระบบ ERP ที่Implementไปนั้นไม่ตอบสนองความต้องการในการทำงานของเขา เช่น ไม่สามารถติดตามข้อมูลการผลิตได้อย่างถูกต้อง
ประโยชน์ของ ERP ต่อธุรกิจ
ERP มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ผ่านรูปแบบที่ครอบคลุมทั้งทางเทคโนโลยี กลยุทธ์ และข้อกำหนดทางการดำเนินงานของระบบ ERP ในรูปแบบที่ไอทีทำหน้าที่เป็น Back bone ของโครงสร้างพื้นฐานและการรองรับกา อำนวยความสะดวก และติดตามดูแลทรัพยากรที่แตกต่างกันทั่วทั้งองค์กรในระดับที่หลากหลาย จึงมีโอกาสมากสำหรับองค์กรที่ต้องการดึงคุณค่าและศักยภาพทางการแข่งขันจากระบบ ERP ที่มีอยู่ เหตุผลหลักสามอย่างที่บริษัทต่างๆ ต้องหันมาให้ความใส่ใจกับระบบ ERP คือ 1. เพื่ออินทิเกรตข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่แต่ละแผนกอาจจะมีตัวเลขของตัวเอง แต่เมื่อรวมเป็นระบบ ERP ข้อมูลจะมีอยู่เพียงชุดเดียว 2. เพื่อสร้างมาตรฐานในกระบวนการผลิต ด้วยระบบคอมพิวเตอร์แบบอินทิเกรตเพียงตัวเดียว 3. เพื่อสร้างมาตรฐานข้อมูลทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะในบริษัทที่มีหน่วยธุรกิจหลายหน่วย ฝ่ายบุคคลจะมีวิธีการที่ง่ายและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในการติดตาม และติดต่อสื่อสารกับพนักงาน
ตัวอย่างประโยชน์ของ ERP
ERP ในช่วยในการบันทึกธุรกรรมประจำวัน ระบบ ERP จะใช้ฐานข้อมูลรวม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานและเจ้าหน้าที่สามารถสื่อสารกันได้เป็นอย่างดี เช่น ฝ่ายวางแผนจัดซื้อสามารถเห็นข้อมูลคำสั่งซื้อของลูกค้า และนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผน ฝ่ายบัญชีสามารถดำเนินการเก็บเงินภายหลังจากการส่งมอบสินค้า เป็นต้น ข้อมูลในระบบจะเชื่อมต่อกันหมด ทำให้การทำงานของทั้งองค์กรเกิดการบูรณาการณ์ (Integration) ขึ้น ซึ่งหมายถึงความมีประสิทธิภาพของการทำงานขององค์กร และผู้บริหารในองค์กรสามารถรู้ความเป็นไปได้ในองค์กรแบบทันที (Real time) ตลอดเวลา ทำให้สามารถทำการตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่เป็นปัจจุบันได้ เป็นต้น
ระบบ SAP
SAP เป็นระบบขนาดใหญ่ที่ได้รวมเอาโซลูชั่นต่างๆ เข้ามารวมไว้ในระบบ โดยสามารถเขียนโปรแกรมให้ทำงานเฉพาะโซลูชั่นที่ต้องการได้ และหากมีหลายโซลูชั่นก็สามารถนำข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้ จึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไม ปัจจุบันนี้โปรแกรมเมอร์มากมายต่างหันมาสนใจ SAP กันมากขึ้น โซลูชั่นที่ SAP รองรับนั้นมีมากมาย อาทิ ระบบไฟแนนซ์ ระบบบริหารงานบุคคล ระบบลูกค้าสัมพันธ์ ระบบบัญชี ระบบสินค้าคงคลัง เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีการนำไปประยุกต์ใช้กับระบบคนไข้ในโรงพยาบาลบางแห่ง โดยระบบงานต่างๆ ในแต่ละส่วนเหล่านี้เอง คือ ส่วนที่เรียกว่า "โมดูล"
หากคุณจะเริ่มศึกษา SAP นั้นคุณจะต้องทราบก่อนว่าคุณจะศึกษาในส่วนใด และนำไปใช้กับงานลักษณะใด ซึ่ง SAP จะแบ่งระบบงานต่างๆ แยกย่อยเป็นโมดูล ซึ่งแต่ละโมดูลเป็นอิสระต่อกัน และสามารถนำเอาข้อมูลในแต่ละส่วนมาเชื่อมโยงกันได้
SAP ประกอบไปด้วยการทำงานมี 3 ลักษณะคือ Functional ,Basis ,Abap Programming จะแบ่งเป็น R3 และ Net Weaver Version
- Functional คือ ลักษณะงานเป็นแบบ Consultant คือให้คำปรึกษา, วางรูปแบบการทำงาน จัดการ Process ต่างๆใหนการทำงานให้สอดคล้องและ สะดวกและรวดเร็วทีุ่สุดในการทำงานของ ธุรกิจนั้น โดยหลักแล้วจะแบ่งออกเป็น สี่ส่วนย่อย และมีแยกเป็น Module แบ่งตามลักษณะการทำงานของ ฝ่ายใด ฝ่ายหนึ่งชัดเจน ซึ่งแบ่งได้เป็น
1.) Supply Chain – งานระบบห่วงโซ่อุปทาน ที่ครอบคุมตั้งแต่ระบบการผลิตจนถึงส่วนขายสินค้า (Sales And Distribution, Material Management, Production Planning, Quality Control, Project Management)
2.) Finance – งานส่วนบัญชี จะ support ระบบบัญชีทั้งหมดทั้งองกรณ์ประกอบด้วย Financial (AR,AP,AA Etc.) Cost Controller (CO-PA) TR(Trasher) Mangement Accounting Etc.
3. )HR – ส่วนงานบุคคลากร ส่วนงานนี้จะแยกไปอีกส่วนต่างหากซึ่งจะมีส่วนที่เกี่ยวข้องกันกับ R3 sytem ไม่มาก
4). IS ส่วนเกี่ยวกับการออก Report Other แบ่งเป็น dimension ระดับต่างๆกันได้ตามแต่จะเลือกใช้งาน ซึ่งส่วนนี้จะแยกเป็น Module ย่อยๆ ด้วย
- BASIS เป็นส่วนงานของ System R3 มีหน้าที่ที่คอยดูแลระบบ, การ Turning System, ความผิดพลาดต่างๆ configuring ระบบ ณ ตอนเริ่มและคอยดูแลระบบใม่ให้เกิดปัญหาในเวลาทำงานเปรียบเสมือนเป็น System Administrator ของ SAP
- ABAP Programming หรือ programmer ภาษา Abap ซึ่งเป็น ภาษาของ SAP ซึ่งใช้ในการ customize และ Modify ระบบต่างๆ ที่มีนอกเหนือจาก Standard SAP ที่ Provide มาให้
ส่วน Net Weaver ที่เป็น Version ใหม่ของ SAP ที่ Base on web-site จะแยกส่วนย่อยมากกว่า
โครงสร้างโดยรวมของ SAP โมดูล
ระบบจำลองของ SAP ซึ่งประกอบไปด้วยโมดูลมากมาย ซึ่งแต่ละโมดูลมีฟังก์ชั่นการทำงาน และหน้าที่ต่างกันออกไปตามสายงาน โดยมี ABAP เป็นตัวเชื่อมโมดูลต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน
โมดูลของ SAP
Module SAP ที่เป็นที่รู้จักกันคือ
- SD (Sales and Distribution) เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับการบันทึกการขาย และให้บริการ
- MM (Materials Management) เป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมสินค้าคงคลัง การสั่งซื้อสินค้า
- FI (Financial Accounting) เป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกตัวเลขทางบัญชี การทำงบประมาณ รายงานทางการเงินต่างๆ
- CO (Controlling) เป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับรายงานต่างๆในการดำเนินงาน ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์
ความสามารถในการทำงานของ SAP
SAP ได้ออกแบบมาให้รองรับการดำเนินงานของธุรกิจ หรือหน่วยงาน ด้วยคุณสมบัติที่หลากหลาย ง่ายต่อการใช้งาน อาทิเช่น1.) การจัดทำเหมืองข้อมูล
2.) การจัดทำคลังข้อมูล
3.) ระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management: CRM) Integration Business Planning แล้วส่งต่อข้อมูลไปในระบบ ERP ซึ่งสามารถดูผลผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์
4.) การทำ Strategic Management, Balance Score Card การติดตามและประเมินผล การดำเนินงานตามตัวชี้วัด (KPI) การวิเคราะห์แนวโน้ม การวิเคราะห์สถานภาพปัจจุบัน อดีตและอนาคตขององค์กร
ข้อดีของ SAP
1.) Data flow ที่จะไหลไปได้ทุกหน่วยงาน ไม่ต้องทำซ้ำ เช่น ระบบ HR ใส่ข้อมูลพนักงานใหม่ ข้อมูลจะ Link เข้าหา FI เพื่อดูแลระบบเงินเดือนการเอาเงินเดือนเข้าธนาคาร การหักภาษีเป็นต้น2.)การควบคุมจากศูนย์รวมที่เดียวกันของทาง IT ไม่ต้องมีหลายระบบที่คุยกันไม่ได้เช่น ระบบ HR คุยกับระบบ Production เรื่องกำลังคนเพื่อวางแผน capacity planning ไม่ได้ หรือ ระบบ HR คุยกับระบบ FI เรื่องบัญชีเงินเดือนไม่ได้ เป็นต้น
ข้อเสียของ SAP
1.) Software แพง
2.) Hardware ที่นำมาร่วมใช้ แพง
3.) Training แพง
4.) Implement แพง
5.) จ้างคนมาทำSoftwareแพง แต่ไม่เก่งก็มีมาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น