ระบบ ERP และ ระบบ SAP

ระบบ ERP

               ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร เป็นระบบที่แพร่หลายมากในวงการอุตสาหกรรม ทั้งที่เป็นภาคการผลิตและภาคการบริการ ERP มีรากฐานดั้งเดิมมาจาก MRPII (Manufacturing Resource Planning) ซึ่งหมายถึง การวางแผนทรัพยากรการผลิต และ MRPII มีรากฐานดั้งเดิมมาจาก MRP (Material Requirements planning) ซึ่งหมายถึง การวางแผนความต้องการทางด้านวัตถุดิบ
 
                ระบบ ERP หมายถึง  เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กรนั่นเอง  สามารถบูรณาการ (integrate)รวมงานหลัก (core business process) ต่างๆ ในบริษัททั้งหมด ได้แก่ การจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกัน ให้เป็นระบบที่สัมพันธ์กันและเชื่อมโยงกันอย่าง real time


ERP คืออะไร
              ERP เป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ในการบริหารธุรกิจเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร อีกทั้งยังช่วยให้สามารถวางแผนการลงทุนและบริหารทรัพยากรขององค์กรโดยรวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ERP จะช่วยทำให้การเชื่อมโยง ทางแนวนอนระหว่างการจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต และการขายทำได้อย่างราบรื่น ผ่านข้ามกำแพงระหว่างแผนก และทำให้สามารถบริหารองค์รวมเพื่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดได้ ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศขององค์กรที่นำแนวคิดและวิธีการบริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร


ความสำคัญของ ERP
           วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ ERP จะเน้นเฉพาะส่วนขององค์กรโดยระบบนี้จะพยายามอินทิเกรตแผนกต่างๆ และฟังก์ชันการทำงานทั่วทั้งองค์กรลงในระบบคอมพิวเตอร์ระบบหนึ่งที่สามารถรองรับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของแต่ละแผนกได้ทั้งหมด



ERP กับงานธุรกิจ
          โดยปกติ องค์กรแต่ละแห่งจะแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ อย่างเช่น แผนกบุคคล แผนกคลังสินค้า และแผนกการเงิน แต่ละแผนกจะมีระบบคอมพิวเตอร์ของตนเองอยู่แล้ว โดยระบบแต่ละอย่างครอบคลุมรูปแบบการทำงานพิเศษของแผนกนั้นๆ แต่ระบบ ERP จะผสานฟังก์ชันเหล่านี้ทั้งหมดเข้าเป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์แบบอินทิเกรตตัวเดียวที่ทำงานบนฐานข้อมูลเดียว


         ดังนั้นแผนกแต่ละแผนกจะสามารถแชร์ข้อมูลและติดต่อสื่อสารระหว่างกันได้ง่ายขึ้นรูปแบบที่อินทิเกรตกันนี้จะให้ประโยชน์มหาศาลถ้าองค์กรติดตั้งซอฟต์แวร์อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งโดยปกติ จะเริ่มในรูปแบบของกระดาษที่เดินทางจากตะกร้าของแผนกหนึ่งไปยังตะกร้าของอีกแผนกหนึ่งไปจนทั่วบริษัท ตลอดเส้นทางดังกล่าว มักจะต้องมีการพิมพ์ข้อมูล และคีย์ข้อมูลซ้ำลงในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกที่แตกต่างกัน รูปแบบดังกล่าวทำให้เกิดความล่าช้า มีโอกาสสูญหายของใบสั่งซื้อ และการพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกันมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ในขณะเดียวกัน ไม่มีใครในองค์กรที่รู้สถานะของคำสั่งซื้อ ณ จุดนั้นจริงๆ เพราะไม่มีทางที่แผนกการเงินจะเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกคลังสินค้าเพื่อดูว่าสินค้าถูกส่งออกไปหรือยัง วิธีการเดียวที่จะทำได้ คือโทรไปสอบถาม แต่ ERP จะให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทางธุรกิจ ด้วย ERP เมื่อตัวแทนบริการลูกค้ารับคำสั่งซื้อจากลูกค้า เขาจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการเติมคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์ เช่น ประวัติการสั่งซื้อและอัตราเครดิตของลูกค้า ระดับสต็อกสินค้าของบริษัท และตารางเวลาขนส่งสินค้า เมื่อแผนกหนึ่งเสร็จงานกับคำสั่งซื้อนั้นแล้ว คำสั่งซื้อนั้นก็จะเดินทางอัตโนมัติผ่านระบบ ERP ไปยังแผนกถัดไป การค้นหาว่าคำสั่งซื้อดังกล่าวอยู่ที่ใดในขณะใดขณะหนึ่ง พวกเขาก็เพียงแต่ล็อกอินเข้าสู่ระบบ ERP และติดตามข้อมูลที่อยากรู้ ด้วยการทำงานลักษณะนี้ ลูกค้าจะได้รับสินค้าที่สั่งซื้อเร็วกว่า และมีข้อผิดพลาดน้อยกว่าที่เคยเป็นมา


            อย่างไรก็ตาม การImplementระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้ง Solution ERP เพียงอย่างเดียวเท่านั้น องค์กรธุรกิจจำเป็นต้องตระหนักว่า ERP เป็นระบบที่ต้องการการปรับเปลี่ยนอย่างสม่ำเสมอ และเดินทางผ่านขั้นตอนการพัฒนาที่แตกต่างกัน ถ้าองค์กรหนึ่งที่ตัดสินใจก้าวสู่โลกของ ERP แล้ว จะต้องทำการตัดสินใจอย่างหนักเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กร กระบวนการทำงาน ข้อมูล และโครงสร้างข้อมูล การรักษาความปลอดภัย และการฝึกอบรม เพราะจะมีการเปลี่ยนแปลงหลักๆ เกิดขึ้นมากมาย อาทิเช่น การตั้งค่ามาตรฐานใหม่ การยกเลิกระบบรุ่นเก่า และที่สำคัญคือการเปลี่ยนแปลงแนวปฏิบัติใหม่ในนโยบาย หรือวัฒนธรรมขององค์กร บ่อยครั้งที่ผู้ใช้งานจะพบว่าระบบ ERP ที่Implementไปนั้นไม่ตอบสนองความต้องการในการทำงานของเขา เช่น ไม่สามารถติดตามข้อมูลการผลิตได้อย่างถูกต้อง


ประโยชน์ของ ERP ต่อธุรกิจ
         ERP มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น ผ่านรูปแบบที่ครอบคลุมทั้งทางเทคโนโลยี กลยุทธ์ และข้อกำหนดทางการดำเนินงานของระบบ ERP ในรูปแบบที่ไอทีทำหน้าที่เป็น Back bone ของโครงสร้างพื้นฐานและการรองรับกา อำนวยความสะดวก และติดตามดูแลทรัพยากรที่แตกต่างกันทั่วทั้งองค์กรในระดับที่หลากหลาย จึงมีโอกาสมากสำหรับองค์กรที่ต้องการดึงคุณค่าและศักยภาพทางการแข่งขันจากระบบ ERP ที่มีอยู่ เหตุผลหลักสามอย่างที่บริษัทต่างๆ ต้องหันมาให้ความใส่ใจกับระบบ ERP คือ 1. เพื่ออินทิเกรตข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่แต่ละแผนกอาจจะมีตัวเลขของตัวเอง แต่เมื่อรวมเป็นระบบ ERP ข้อมูลจะมีอยู่เพียงชุดเดียว 2. เพื่อสร้างมาตรฐานในกระบวนการผลิต ด้วยระบบคอมพิวเตอร์แบบอินทิเกรตเพียงตัวเดียว 3. เพื่อสร้างมาตรฐานข้อมูลทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะในบริษัทที่มีหน่วยธุรกิจหลายหน่วย ฝ่ายบุคคลจะมีวิธีการที่ง่ายและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในการติดตาม และติดต่อสื่อสารกับพนักงาน


ตัวอย่างประโยชน์ของ ERP
             ERP ในช่วยในการบันทึกธุรกรรมประจำวัน ระบบ ERP จะใช้ฐานข้อมูลรวม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานและเจ้าหน้าที่สามารถสื่อสารกันได้เป็นอย่างดี เช่น ฝ่ายวางแผนจัดซื้อสามารถเห็นข้อมูลคำสั่งซื้อของลูกค้า และนำข้อมูลไปใช้ในการวางแผน ฝ่ายบัญชีสามารถดำเนินการเก็บเงินภายหลังจากการส่งมอบสินค้า เป็นต้น ข้อมูลในระบบจะเชื่อมต่อกันหมด ทำให้การทำงานของทั้งองค์กรเกิดการบูรณาการณ์ (Integration) ขึ้น ซึ่งหมายถึงความมีประสิทธิภาพของการทำงานขององค์กร และผู้บริหารในองค์กรสามารถรู้ความเป็นไปได้ในองค์กรแบบทันที (Real time) ตลอดเวลา ทำให้สามารถทำการตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่เป็นปัจจุบันได้ เป็นต้น

                                                       

                                                      ระบบ  SAP

                SAP เป็นระบบขนาดใหญ่ที่ได้รวมเอาโซลูชั่นต่างๆ เข้ามารวมไว้ในระบบ โดยสามารถเขียนโปรแกรมให้ทำงานเฉพาะโซลูชั่นที่ต้องการได้ และหากมีหลายโซลูชั่นก็สามารถนำข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้ จึงไม่น่าแปลกใจว่าทำไม ปัจจุบันนี้โปรแกรมเมอร์มากมายต่างหันมาสนใจ SAP กันมากขึ้น โซลูชั่นที่ SAP รองรับนั้นมีมากมาย อาทิ ระบบไฟแนนซ์ ระบบบริหารงานบุคคล ระบบลูกค้าสัมพันธ์ ระบบบัญชี ระบบสินค้าคงคลัง เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีการนำไปประยุกต์ใช้กับระบบคนไข้ในโรงพยาบาลบางแห่ง โดยระบบงานต่างๆ ในแต่ละส่วนเหล่านี้เอง คือ ส่วนที่เรียกว่า "โมดูล"
หากคุณจะเริ่มศึกษา SAP นั้นคุณจะต้องทราบก่อนว่าคุณจะศึกษาในส่วนใด และนำไปใช้กับงานลักษณะใด ซึ่ง SAP จะแบ่งระบบงานต่างๆ แยกย่อยเป็นโมดูล ซึ่งแต่ละโมดูลเป็นอิสระต่อกัน และสามารถนำเอาข้อมูลในแต่ละส่วนมาเชื่อมโยงกันได้



               SAP ประกอบไปด้วยการทำงานมี 3 ลักษณะคือ Functional ,Basis ,Abap Programming จะแบ่งเป็น R3 และ Net Weaver Version
- Functional คือ ลักษณะงานเป็นแบบ Consultant คือให้คำปรึกษา, วางรูปแบบการทำงาน จัดการ Process ต่างๆใหนการทำงานให้สอดคล้องและ สะดวกและรวดเร็วทีุ่สุดในการทำงานของ ธุรกิจนั้น โดยหลักแล้วจะแบ่งออกเป็น สี่ส่วนย่อย และมีแยกเป็น Module แบ่งตามลักษณะการทำงานของ ฝ่ายใด ฝ่ายหนึ่งชัดเจน ซึ่งแบ่งได้เป็น
1.) Supply Chain – งานระบบห่วงโซ่อุปทาน ที่ครอบคุมตั้งแต่ระบบการผลิตจนถึงส่วนขายสินค้า (Sales And Distribution, Material Management, Production Planning, Quality Control, Project Management)
2.) Finance – งานส่วนบัญชี จะ support ระบบบัญชีทั้งหมดทั้งองกรณ์ประกอบด้วย Financial (AR,AP,AA Etc.) Cost Controller (CO-PA) TR(Trasher) Mangement Accounting Etc.
3. )HR – ส่วนงานบุคคลากร ส่วนงานนี้จะแยกไปอีกส่วนต่างหากซึ่งจะมีส่วนที่เกี่ยวข้องกันกับ R3 sytem ไม่มาก
4). IS ส่วนเกี่ยวกับการออก Report Other แบ่งเป็น dimension ระดับต่างๆกันได้ตามแต่จะเลือกใช้งาน ซึ่งส่วนนี้จะแยกเป็น Module ย่อยๆ ด้วย
- BASIS เป็นส่วนงานของ System R3 มีหน้าที่ที่คอยดูแลระบบ, การ Turning System, ความผิดพลาดต่างๆ configuring ระบบ ณ ตอนเริ่มและคอยดูแลระบบใม่ให้เกิดปัญหาในเวลาทำงานเปรียบเสมือนเป็น System Administrator ของ SAP
- ABAP Programming หรือ programmer ภาษา Abap ซึ่งเป็น ภาษาของ SAP ซึ่งใช้ในการ customize และ Modify ระบบต่างๆ ที่มีนอกเหนือจาก Standard SAP ที่ Provide มาให้
         ส่วน Net Weaver ที่เป็น Version ใหม่ของ SAP ที่ Base on web-site จะแยกส่วนย่อยมากกว่า


โครงสร้างโดยรวมของ SAP โมดูล
         ระบบจำลองของ SAP ซึ่งประกอบไปด้วยโมดูลมากมาย ซึ่งแต่ละโมดูลมีฟังก์ชั่นการทำงาน และหน้าที่ต่างกันออกไปตามสายงาน โดยมี ABAP เป็นตัวเชื่อมโมดูลต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน
โมดูลของ SAP

 

Module SAP ที่เป็นที่รู้จักกันคือ

1. SD (Sales and Distribution) เป็นโปรแกรมเกี่ยวกับการบันทึกการขาย และให้บริการ
2. MM (Materials Management) เป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมสินค้าคงคลัง การสั่งซื้อสินค้า
3. FI (Financial Accounting) เป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกตัวเลขทางบัญชี การทำงบประมาณ รายงานทางการเงินต่างๆ
4. CO (Controlling) เป็นโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับรายงานต่างๆในการดำเนินงาน ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์

ความสามารถในการทำงานของ SAP 

         SAP ได้ออกแบบมาให้รองรับการดำเนินงานของธุรกิจ หรือหน่วยงาน ด้วยคุณสมบัติที่หลากหลาย ง่ายต่อการใช้งาน อาทิเช่น
1.) การจัดทำเหมืองข้อมูล
2.) การจัดทำคลังข้อมูล
3.) ระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management: CRM) Integration Business Planning แล้วส่งต่อข้อมูลไปในระบบ ERP ซึ่งสามารถดูผลผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์
4.) การทำ Strategic Management, Balance Score Card การติดตามและประเมินผล การดำเนินงานตามตัวชี้วัด (KPI) การวิเคราะห์แนวโน้ม การวิเคราะห์สถานภาพปัจจุบัน อดีตและอนาคตขององค์กร

ข้อดีของ SAP

   1.) Data flow ที่จะไหลไปได้ทุกหน่วยงาน ไม่ต้องทำซ้ำ เช่น ระบบ HR ใส่ข้อมูลพนักงานใหม่ ข้อมูลจะ Link เข้าหา FI เพื่อดูแลระบบเงินเดือนการเอาเงินเดือนเข้าธนาคาร การหักภาษีเป็นต้น
   2.)การควบคุมจากศูนย์รวมที่เดียวกันของทาง IT  ไม่ต้องมีหลายระบบที่คุยกันไม่ได้เช่น ระบบ HR คุยกับระบบ Production เรื่องกำลังคนเพื่อวางแผน capacity planning ไม่ได้ หรือ ระบบ HR คุยกับระบบ FI เรื่องบัญชีเงินเดือนไม่ได้ เป็นต้น


ข้อเสียของ SAP


   1.) Software แพง
   2.) Hardware ที่นำมาร่วมใช้ แพง
   3.) Training แพง
   4.) Implement แพง
   5.) จ้างคนมาทำSoftwareแพง แต่ไม่เก่งก็มีมาก

ระบบสารสนเทศเพื่อการวางแผนทางการบิหาร

ระบบสารสนเทศเพื่อการวางแผนทางการบริหาร

               ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานขององค์การ โดยธุรกิจจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลทางเศรษฐกิจและธุรกิจ วางแผนการดำเนินงาน แผนการตลาด แผนการเงิน และการจัดการทรัพยากรบุคคล ตลอดจนการตัดสินในแก้ปัญหาการปฏิบัติการ ทำให้ผู้จัดการทั้งภาคราชการ ธุรกิจ และหน่วยงานที่ไม่หวังกำไร ไม่สามารถมองข้ามความสำคัญและศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อหน่วยงานของตน นอกจากนี้ปัจจุบัน MIS มิใช่งานเฉพาะของหน่วยงานสารสนเทศ แต่มีผลกระทบกับบุคลากรขององค์การในหลายระดับตั้งแต่ระดับปฏิบัติการ ระดับจัดการ และผู้บริหารระดับสูง จึงเป็นการยากที่องค์การสมัยใหม่จะบริหารงานโดยไม่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้าช่วย ดังนั้นผู้จัดการที่มีความตื่นตัวและต้องการความก้าวหน้าในอนาคตสมควรต้องเรียนรู้ ทำความเข้าใจในศักยภาพ และสามารถประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นประโยชน์แก่การทำงานภายใต้ความรับผิดชอบของตน เช่น การสร้างหรือพัฒนาสินค้าหรือบริการที่ตอบสนองต่อความต้องการและสร้างความพอใจให้แก่ผู้ใช้ ซึ่งจะช่วยพัฒนาศักยภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับธุรกิจ

        

            ความตื่นตัวในการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศของแต่ละหน่วยงาน ก่อให้เกิดการพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นสนองความต้องการของผู้ใช้ โดยผู้ใช้แต่ละกลุ่มจะมีความต้องการที่แตกต่างกัน สำหรับการประยุกต์ระบบสารสนเทศในการบริหารงานในองค์การนั้น ได้มีผู้พัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อตองสนองความต้องการของงาน เช่น การตัดสินใจปัญหาทางธุรกิจ การรายงานผลการปฏิบัติงาน การสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นต้น บทนี้จะอธิบายรายละเอียดของระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ซึ่งประกอบด้วยระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ ระบบออกรายงานสำหรับการจัดการ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ และระบบสารสนเทศสำนักงาน เพื่อให้ผู้เรียนเกิดความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการนำมาประยุกต์ในการปฏิบัติงานจริง
                  

              การประกอบธุรกิจในปัจจุบันจะมีการแข่งขัน เพื่อช่วงชิงความได้เปรียบในการแข่งขันอย่างรุนแรง ปัจจัยหนึ่งที่ช่วยสร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่งขันในธุรกิจประเภทเดียวกันก็คือ การมีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพเหนือกว่าคู่แข่งขัน ระบบสารสนเทศที่ดีจะช่วยจัดการและบริหารข้อมูลทั้งที่มีอยู่ภายในองค์การและที่จะมาจากภายนอกองค์การ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้การดำเนินงานและการบริหารงานภายในองค์การราบรื่น ในสถานการณ์ปัจจุบันระบบสารสนเทศที่จะสามารถจัดการและบริหารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพสูง จะเป็นระบบที่มีคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบหลัก มีการออกแบบระบบอย่างรอบคอบและมีการจัดการระบบอย่างมีประสิทธิภาพ จากการเล็งเห็นถึงความสำคัญนี้ ทำให้องค์การใดที่มีความพร้อมด้านการเงิน บุคลากร และการสนับสนุนจากผู้บริหารก็จะพยายามที่จะพัฒนาระบบสารสมเทศที่เหมาะสมกับความต้องการเพื่อเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจให้มีประสิทธิภาพและการแข่งขัน เช่น ระบบสานสมเทศใหม่สามารถให้บริการลูกค้าได้ดีกว่าเดิม เพราะมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันเหตุการณ์หรือช่วยให้การตัดสินใจมีความถูกต้องและชัดเจนขึ้น หรือผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมุงได้อย่างรวดเร็ว เป็นต้น การพัฒนาระบบใหม่อาจจะเป็นไปได้ทั้งการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขระบบเดิมที่มีอยุ่แล้วให้ดีขึ้น หรือเป็นการสร้างระบบใหม่ขึ้นมาทั้งหมด โดยอาศัยแนวทางจากการค้นพบปัญหาและโอกาสในการที่จะแก้ไขข้อบกพร่องต่าง ๆ และทำการติดตั้งลงบนระบบใหม่โดยทีมงานพัฒนาระบบ

           

               ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง 

            

             แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่ สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ    ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา

การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้

1.) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับ  สูง
2.) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
3.) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน
4.) ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล
           

            ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่
       -  ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)
       -  ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)
       -  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)
       -  ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)
 

    ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดี
ระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ ระบบเอ็มไอเอส จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
ระบบเอ็มไอเอส ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ลักษณะสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ
             โดยพื้นฐานของเทคโนโลยีย่อมมีประโยชน์ต่อการพัฒนาประเทศชาติให้เจริญก้าวหน้าได้ แต่เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิถีความเป็นอยู่ของสังคมสมัยใหม่อยู่มาก ลักษณะเด่นที่สำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศมีดังนี้
เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ในการประกอบการทางด้านเศรษฐกิจ การค้า และการอุตสาหกรรมจำเป็นต้องหาวิธีในการเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเข้ามาช่วยทำให้เกิดระบบอัตโนมัติเราสามารถฝากถอนเงินสดผ่านเครื่องเอทีเอ็มได้ตลอดเวลา ธนาคารสามารถให้บริการได้ดีขึ้น ทำให้การบริการโดยรวมมีประสิทธิภาพ  ในระบบการจัดการทุกแห่งต้องใช้ข้อมูลเพื่อการดำเนินการและการตัดสินใจ ระบบธุรกิจจึงใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการทำงาน เช่น ใช้ในระบบจัดเก็บเงินสดจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น
          
               เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนรูปแบบการบริการเป็นแบบกระจาย เมื่อมีการพัฒนาระบบข้อมูล และการใช้ข้อมูลได้ดี การบริการต่าง ๆ จึงเน้นรูปแบบการบริการแบบกระจาย  ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าจากที่บ้าน สามารถสอบถามข้อมูลผ่านทางโทรศัพท์ นิสิตนักศึกษาบางมหาวิทยาลัยสามารถใช้คอมพิวเตอร์สอบถามผลสอบจากที่บ้านได้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสิ่งที่จำเป็น สำหรับการดำเนินการในหน่วยงานต่าง ๆ ปัจจุบันทุกหน่วยงานต่างพัฒนาระบบรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อไขในองค์การ  ประเทศไทยมีระบบทะเบียนราษฎร์ที่จัดทำด้วยระบบ ระบบเวชระเบียนในโรงพยาบาล ระบบการจัดเก็บข้อมูลภาษีในองค์การทุกระดับเห็นความสำคัญที่จะนำ
เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องกับคนทุกระดับ พัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ชีวิตความเป็นอยู่ของคนเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ดังจะเห็นได้จาก การพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้ตารางคำนวณ และใช้อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคมแบบต่าง ๆ เป็นต้น

สารสนเทศเพื่อการจัดการ(Management Information System)

- ระบบสารสนเทศ
- ข้อมูลสารสนเทศ
- ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
- ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร
- องค์ประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการMIS ที่ดีควรมีลักษณะที่สำคัญ ดังนี้

           

1.) MIS ถูกนำไปใช้การตัดสินใจของผู้บริหารทุกระดับ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเรียกค้นข้อมูลได้รวดเร็ว แต่ส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับปัญหาแบบมีโครงสร้าง (Structured Problems) เน้นการแก้ปัญหาที่เกิดกับงานประจำ

 2.) MIS เป็นระบบงาน ซึ่งผสมผสานข้อมูลจากหลาย ๆ แหลางหรือระบบย่อยหลาย ๆ ระบบที่มีความสัมพันธ์กันเพื่อจัดทำสารสนเทศเป็นภาพรวมที่สมบูรณ์ของทั้งระบบ
 3.) การพัฒนาระบบสารสนเทศ จะเริ่มจากความต้องการและความเห็นชอบของผู้บริหารเพื่อจัดเตรียมสารสนเทศให้แก่ผู้บริหารช่วยในการตัดสินใจและบรรลุจุดมุ่งหมายโดยรวมองค์กร

 4.) MIS จะใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย เนื่องจากข้อมูลในองค์กรหนึ่ง ๆ มีเป็นจำนวนมากและมีความสลับซับซ้อน คอมพิวเตอร์จึงถูกนำมาใช้เพื่อสร้าง MIS ให้แก่ผู้บริหาร ใช้ในการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและเหมาะสม

 5.) สารสนเทศนั้นจะถือว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งเช่นเดียวกับพนักงานเครื่องจักร เงินทุนและวัตถุดิบ จุดมุ่งหมายของ MIS คือจัดทำสารสนเทศที่เป็นประโยชน์แก่องค์กรเพื่อใช้ควบคุม การทำงานและการจัดการขององค์กร

 6.) ทำการจัดเก็บข้อมูลสร้างเป็นฐานข้อมูลเก็บไว้ ซึ่งฐานข้อมูลนี้เป็นการรวบรวมข้อมูลให้เป็นหนึ่งเดียว วัตถุประสงค์คือต้องการจะหลีกเลี่ยงความซับซ้อนของการเก็บข้อมูล
 7.) การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ MIS จะไม่ประสบความสำเร็จถ้าปราศจากจากความร่วมมือและความพอใจของผู้ใช้งานถึงแม้ว่ามีระบบที่ดีเพียงใดก็ตามถ้าผู้ใช้งานเกิดความรู้สึกต่อต้านและคดว่า MIS จะมาแย่งงานของตนไป